UPDATE NEWS | Selasa, 20 Februari 2014

TERTIB ADMINISTRASI DENGAN PENGARSIPAN BERBASIS KOMPUTER
Sabtu, 11 Juli 2015 | 17:46:21 WIB | Dibaca: 3570 Kali


Tedi Kertopati, SS selaku Kasubbag Kesmasling mempresentasikan hasil penataan arsip dan pembuatan database arsip surat di Sekretariat Tim Pembina UKS Kabupaten Tanjun Jabung Barat

Pengarsipan surat mungkin merupakan sesuatu yang sering dilupakan dan dianggap sesuatu yang tidak penting. Standar pengelolaan pengarsipan surat sendiri tidak begitu dipahami secara mendalam. Kita hanya berkutat pada arsip surat masuk dan keluar. Padahal dalam sebuah organisasi keberadaan tata kelola arsip selalu dibutuhkan. Ketika timbul suatu permasalahan, kita sering kelabakan mencari dokumen entah itu arsip atau surat terkait permasalahan tersebut. Untuk menata arsip dengan baik tentunya kita harus mengacu pada peraturan perundangan yang berlaku. Berdasarkan definisi yang terdapat dalam Peraturan Gubernur Jambi Nomor 06 Tahun 2005 tentang Tata Kearsipan Pemerintah Provinsi Jambi, Tata Kearsipan adalah proses pengelolaan arsip semenjak tahap penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan dalam rangka meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja dibidang administrasi, khususnya bidang kearsipan. Sedangkan mengacu pada Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan definisi kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip. Lebih spesifik definisi arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Memang untuk benar benar mengacu pada sistem pengarsipan standar membutuhkan energi ekstra dan tentunya keterlibatan arsiparis. Dalam hal ini sebenarnya kita juga membutuhkan kepedulian dan pemahaman akan pentingnya pengarsipan sehingga tata kelola arsip paling tidak mendekati standar. Konsultasi dengan institusi pengelola kearsipan tentunya mutlak dibutuhkan agar pengarsipan sesuai dengan tata kelola pengarsipan standar. Ada beberapa hal yang perlu kita perhatikan dalam mengelola kearsipan secara umum. Pertama adalah adanya pengendalian terhadap distribusi arsip yang masuk. Kedua kita harus juga memperhatikan arsip non surat yang sebenarnya juga merupakan bagian dari pengarsipan. Ketiga pemilahan terhadap dokumen yang ada berdasarkan permasalahan yang sama untuk memudahkan penemuan kembali dari suatu dokumen. Keempat perlu dibuat komputerisasi arsip dengan software baik aplikasi khusus maupun berbasis program excel yang mudah dibuat dan dioperasikan.

 Pada tulisan ini akan disajikan pentingnya pengolahan arsip surat berbasis komputer sebagai sarana penunjang berjalannya kearsipan. Sebenarnya dalam konteks ini hal mendasar adalah pencatatan terhadap keberadaan dokumen yang ada dengan menggunakan komputer. Semua data harus tercatat dengan baik dengan menggunakan komputer. Selama ini pencatatan surat hanya mengandalkan pencatatan manual. Padahal jika ada pengelolaan berbasis komputer akan sangat memudahkan pencarian suatu dokumen yang masuk. Sebagai contoh dalam aplikasi sederhana excel kita bisa mengurutkan data berdasarkan tanggal termuda dan tertua serta sebaliknya. Kita juga bisa memilah atau menyortir berdasarkan kata kunci tertentu seperti instansi pengirim, tahun, kode klasifikasi tertentu, atau kata lainnya tergantung dari pemberian kode pada kolom. Hal ini mudah dilakukan melalui aplikasi database excel dengan mengklik Data dan Filter. Tidak membutuhkan waktu lama untuk menguasai metode ini. Hanya 1 (satu) hari atau mungkin 1 (satu) jam saja waktu dibutuhkan untuk menguasainya. Apalagi jika dasar pengetahuan komputer sudah ada. Setiap orang yang biasa mengoperasikan excel pasti akan bisa melakukannya. Permasalahannya hanya karena kita tidak pernah menggunakannya.

Berikut adalah contoh langkah-langkah pengarsipan secara umum yang bisa dikembangkan dengan menggunakan database excel yang dllakukan ;

-          Surat inaktif yang tidak lagi digunakan dipilah berdasarkan tahun penciptaan atau tahun surat masuk dan surat keluar;

-          Entri semua data surat kedalam aplikasi fail excel dengan kolom perihal surat, tanggal berdasarkan kategori surat masuk surat keluar;

-          Tentukan indeks atau permasalahan semua surat dengan mengacu pada kesamaan kategorisasi permasalahan surat;

-          Tentukan indeks permasalahan setiap surat dan tambahkan kolom baru untuk indeks;

-          Gunakan fitur database atau SORT untuk setiap kolom yang akan memilah data sesuai keinginan;

-          Entrilah semua data surat yang ada;

-          Tentukan klasifikasi jenis setiap surat pada kolom indeks permasalahan;

-          Pilah kembali data surat yang ada dengan mengacu pada indeks permasalahan.

-  Simpanlah arsip dengan baik dalam boks khusus arsip dan jangan lupa menempelkan rangkuman daftar surat tersebut di boks.

Pengarsipan tidak bisa dipandang sebelah mata. Memang apa yang kita lakukan di instansi pemerintah sudah mengacu pada tata kelola pengarsipan secara umum seperti untuk lembar disposisi dan lainnya. Namun ini tidak berarti tidak ada hal-hal lain yang perlu kita tingkatkan dalam pengarsipan. Banyak hal-hal sederhana yang sebenarnya bisa kita lakukan tapi kita tidak lakukan. Kita hanya perlu satu kata yakni, “memulai”. Jika kita memang peduli dengan arsip kita tentu tidak akan ragu untuk memulai ditengah kesibukan rutin kita. Sekedar informasi, Sekretariat Tim Pembina Usaha Kesehatan Sekolah Provinsi Jambi dibawah pengelolaan Biro Kesramas Setda Provinsi Jambi, Bagian Kesehatan dan Pemberdayaan Perempuan, Subbag Kesehatan Masyarakat dan Lingkungan telah memulai penataan dimaksud dan juga mensosialisasikan hasilnya pada pemangku kepentingan di daerah. Pengarsipan seyogyanya mendapat perhatian khusus di instansi pemerintah. Setiap instansi pemerintah wajib berkoordinasi dengan instansi teknis pengelola kearsipan atau secara otodidak menggali informasi terkait tata kelola arsip guna menjamin tertib administrasi.

Sumber: Sekretariat Tim Pembina UKS Provinsi Jambi



BERITA TERBARU


GALLERY KEGIATAN

ONLINE SURVEY

Bagaimana Menurut Anda Informasi Yang kami Sediakan?
Sangat Lengkap
Lengkap
Tidak lengkap
Sangat Tidak Lengkap

PENGUMUMAN PEMKAB

Semua Pengumuman